Permasalahan yang dihadapi oleh instansi pemerintahan dalam lingkup desa salah satunya adalah proses pembuatan surat menyurat yang masih membutuhkan waktu yang lama, hal ini berdampak terhadap pelayanan yang kurang efektif bagi masyarakat. Pekerjaan masyarakat di desa Waru Barat rata-rata merantau ke luar kota dan tidak sedikit pula yang menjadi TKI (Tenaga Kerja Indonesia). Oleh sebab itu jika mereka sedang membutuhkan surat yang harus diurus di kantor balai desa Waru Barat seperti tanda tangan kepala desa dan stempel desa, mereka akan sangat kesulitan karena harus pulang kampung sedangkan perjalanan dari luar negeri ke desa Waru Barat tidaklah sebentar dan juga membutuhkan biaya transportasi yang cukup mahal, sehingga di butuhkan aplikasi e-surat yang menggunakan tanda tangan digital berupa Quick Respon Code atau sering di sebut QR Code. Dengan memanfaatkan QR Code, tanda tangan kepala desa dan stempel desa dapat di simpan dalam bentuk gambar QR Code. Berdasarkan Hasil Penelitian yang dilakukan maka penggunaan aplikasi e-surat terhadap pelayanan surat-menyurat lebih efisien dengan rata-rata 95% sedangkan hasil pengujian dengan menggunakan kuisioner perangkat desa dan masyarakat didapatkan nilai 5 dengan kategori sangat setuju. Dengan begitu sistem dapat dikatakan sangat efektif untuk membantu pelayanan surat-menyurat.

One of the problems faced by government agencies in the village sphere is the process of making correspondence which still requires a long time, this has an impact on services that are less effective for the community. Community work in the village of West Waru on average wanders outside the city and not a few of them become TKI (Indonesian Workers). Therefore, if they are in need of a letter to be taken care of at the West Waru village hall office such as the signature of the village head and village stamp, they will be very difficult because they have to go home, while traveling from abroad to the village of West Waru is not short and also requires transportation costs which is quite expensive, so we need an e-mail application that uses a digital signature in the form of Quick Response Code or often called QR Code. By utilizing the QR Code, the signature of the village head and the village stamp can be saved in the form of a QR Code image. Based on the results of research conducted, the use of e-mail applications for correspondence services is more efficient with an average of 95% while the test results using the village and community apparatus questionnaire obtained a value of 5 with the category of strongly agreeing. That way the system can be said to be very effective in helping correspondence services.